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Como Simplificar Problemas: 7 Passos Fundamentais.

Podemos ser verdadeiros “problem-solvers” e adorar desafios, ou ao contrário, podemos odiá-los. Mas em qualquer dos casos, quando surgem problemas, experimentamos sentimentos, que na generalidade não são bons: podemos sofrer ataques de pânico, podemos sentir-nos bloqueados, tornar-nos emocionais, culparmos os outros, etc. Independentemente do grau de sofrimento, quase sempre experimentamos estas sensações.

Mas uma coisa é o que sentimos e outra coisa é o que podemos fazer com esses sentimentos. Podemos queixar-nos, ou podemos ser pragmáticos e começar a andar para a frente.

Partilho convosco os 7 passos que uso para simplificar problemas quando trabalho em ambiente de Coaching (individual ou equipa), a nível pessoal, e em formações. E são 7 passos que podem utilizar no vosso dia a dia:

1. Assumir a liderança.

Quanto menos tempo procrastinarmos, mais perto estaremos da solução. É “normal” que queiramos ser um pouco emotivos, é justo, compreensível até, e às vezes podemos precisar disso. Mas temos de ter consciência de que quanto mais rápido passar este estado de negação, mais rápido solucionaremos o problema.

Então, a primeira coisa importante é assumir a liderança e parar com as desculpas.  

2. Do Emocional ao Racional.

Assim que assumamos a liderança, temos de transformar as nossas emoções em factos racionais. Traduzir a situação para o lado prático e tangível.

Como fazê-lo? Com um exercício de roleplay, que pode ser mais simples ou mais complexo dependendo do contexto/problema:

  • Coloquemo-nos no lugar dos outros, olhando para o problema desde fora.
  • Analisemos as diferentes perspetivas.
  • Construamos um ponto de vista comum.

Transformemos este ponto de vista racional e comum, num “elevator pitch” de 30”… Se o conseguimos fazer, temos o problema bem identificado. Parece “básico”, mas, na maioria das vezes, os problemas não estão bem resolvidos porque não estão bem identificados.

3. Partir “o elefante aos bocados”.

Os problemas, independentemente do seu tamanho, podem ser sempre simplificados. Benefício principal: passar de um grande desafio intransponível a vários pequenos desafios mais fáceis de gerir.

Quando o partirmos em pedaços, o que encontramos?

  • As coisas que não podemos controlar. Isolamos e poupamos esse tempo!
  • As coisas que podemos controlar. Isolamos, e lidamos com elas passo a passo. Façamos micro – diagnósticos da situação.
  • As coisas que podemos delegar. Isolamos e delegamos a outros.

4. Desenhe o futuro.

Assim que tivermos o problema partido em pedaços, é hora de pensar como gostaríamos que a situação fosse se o problema não existisse.  Para isso temos de fazer as perguntas certas. Alguns exemplos:

  • O que é preciso para que os problemas desapareçam? O que é preciso para que os micro problemas desapareçam?
  • Como definiria sucesso se conseguir resolver o problema?
  • Se construísse o cenário desde a origem, como seria?
  • O que me fará sentir feliz e confortável?
  • Etc.

As respostas finais representarão o nosso Objetivo Final.

5. Desenhar caminhos alternativos.

Uma vez definido o objetivo final, desenhemos as alternativas para alcançá-lo. É isso que fazemos em ambiente de Coaching, marcamos o objetivo, e depois, através de uma exploração profunda, desenhamos diferentes formas de o alcançar.

Para facilitar, podemos desenhar alternativas para cada um dos micro problemas. E o resultado dependerá da nossa própria escolha, considerando previamente os PROs & CONs de qualquer um deles.

6. Comunicar.

É fundamental comunicar, pois, um dos principais medos que temos normalmente quando enfrentamos problemas é.…” como vou dizer isto a.…”. Então, comunicá-lo é uma obrigação e será também um alívio. Mas devemos fazê-lo da forma certa.

6.1 Eu prefiro comunicar assim que descubro o problema. Comunico de uma forma muito factual: “passou-se isto, é isto que planeamos fazer, e assim que tiver novidades voltamos a dar informação”. Temos de mostrar o total controlo da situação.

6.2 Se comunicámos numa fase mais avançada do processo da solução do problema: “Isto aconteceu, foi analisado e focámo-nos naquilo que podemos controlar. Com isso em mente, o nosso objetivo será X, e desenhámos várias alternativas para alcançar o objetivo, sendo a alternativa A, a mais adequada”. Mais uma vez, muito factual e mostrando o controlo total da situação.

7. Aprender.

Certifica-te de que, quando atingires o teu objetivo, tiras as aprendizagens certas, com 2 objetivos em mente:

  • Como evitar o mesmo problema em situações futuras.
  • Se o problema acontecer novamente, como resolver eficientemente.

É muito importante comunicar com todas as pessoas envolvidas, pois as aprendizagens podem ser valiosas para todos em situações futuras.

Em resumo:

Este processo para simplificar problemas está no coração do que faço nos processos de Coaching individual e de equipas. Com a utilização de algumas ferramentas e competências de Coaching, coloco o foco na resolução da situação e com uma clara orientação a fazer progressos.

Estes 7 passos são para utilizar diariamente (pois os problemas vão continuar a acontecer): Assumir Liderança, Racionalizar, Partir o problema em pedaços, Construir Objetivo(s), Desenhar Alternativas, Comunicar & Aprender.

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